FirmoweWindykacje.pl - wezwanie do zapłaty, pozew do sądu, wniosek do komornika - online

Oryginały dokumentów lub ich odpisy

03.04.2013 08:45

Oryginały dokumentów lub ich odpisy

Jeżeli w piśmie powołano się na dokument, to na żądanie przeciwnika strona, która złożyła to pismo ma obowiązek złożyć oryginał powołanego dokumentu w sądzie jeszcze przed rozprawą. Żądanie to nie jest ograniczone żadnym terminem, zatem także w toku rozprawy przeciwnik może wystąpić z żądaniem złożenia oryginału dokumentu, stanowiącym reakcję na pisma i wnioski dowodowe składane przez stronę.  Obowiązek złożenia dokumentu odnosi się do sytuacji powołania się przez stronę na dokument w piśmie, nie składając jego odpisu w sądzie, jak również sytuacji, kiedy odpis dokumentu (np. w formie kserokopii) zostaje dołączony do pisma procesowego. Żądanie złożenia dokumentu w oryginale przeciwnik może zgłosić: przed rozprawą bądź pomiędzy posiedzeniami w piśmie procesowym, a także ustnie w toku posiedzenia sądu.

Aktualizacja obowiązku złożenia dokumentu w oryginale następuje wraz z momentem zgłoszenia żądania przez przeciwnika i nie jest tu konieczne wydawanie przez sąd rozstrzygnięć dotyczących tej kwestii. W przepisach prawnych brak jest jednak określonego terminu, w jakim strona powinna dostarczyć oryginał dokumentu. Ustawodawca nie upoważnił też sądu lub przewodniczącego do wyznaczania tego terminu. Zatem sytuacje odmowy przedstawienia oryginału dokumentu lub przedstawienia dokumentu w czasie uniemożliwiającym stronie przeciwnej zapoznanie się z nim sąd ocenia według własnego przekonania, na podstawie wszechstronnego rozważenia zebranego materiału.

Alternatywą dla oryginału dokumentu jest odpis dokumentu zawierający poświadczenie zgodności z oryginałem przez:

  1. notariusza,
  2. albo występującego w sprawie pełnomocnika będącego:
  • adwokatem,
  • radcą prawnym,
  • rzecznikiem patentowym,
  • radcą Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa.

Podmioty z punktu drugiego nie mogą uwierzytelnić dokumentów przed udzieleniem im przez stronę pełnomocnictwa w sprawie.

Poświadczenie zgodności z oryginałem powinno zawierać: podpis osoby je sporządzającej (a więc notariusza bądź pełnomocnika), datę, oznaczenie miejsca sporządzenia, a na żądanie także godzinę dokonania czynności. W poświadczeniu uwzględnia się także cechy szczególne dokumentu takie jak dopiski, poprawki, uszkodzenia.

Poświadczenie zgodności z oryginałem odpisu dokumentu przez wyżej wymienione podmioty ma charakter dokumentu urzędowego. Wynika z tego, iż poświadczenie stanowi dowód, odpis dokumentu jest zgodny z oryginałem, a dodatkowo samo poświadczenie jest prawdziwe.

Ustawodawca nie określił sankcji za złożenie w sądzie odpisu zawierającego nieprawidłowe poświadczenie zgodności z oryginałem (np. brak daty sporządzenia poświadczenia). Złożenie odpisu niespełniającego określonych wymogów, uznawane jest za niezłożenie poświadczonego odpisu dokumentu i w takiej sytuacji sąd powinien oddalić wniosek dowodowy. Brak środka dowodowego – w tym przypadku poświadczonego odpisu dokumentu – którego dotyczy wniosek, nie stanowi braku formalnego, który można by usunąć w trybie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego.

Alternatywność takiego odpisu do oryginału dokumentu przejawia się w tym, iż strona, na której ciąży obowiązek dostarczenia oryginału dokumentu, może zamiast oryginału przedstawić odpis zawierający poświadczenie zgodności z oryginałem.

Jednakże sąd zarówno z urzędu, jak i na wniosek strony może zażądać przedłożenia oryginału dokumentu, gdy złożono odpis poświadczony za zgodność z oryginałem, jeżeli uzasadniają to okoliczności sprawy – wtedy złożenie odpisu jest niewystarczające. Okolicznością, która uzasadnia żądanie złożenia oryginału dokumentu będzie powzięta przez sąd wątpliwość odnośnie do jego autentyczności lub zgłoszenie przez przeciwnika procesowego takiego umotywowanego zarzutu.

Zatem art. 129 Kodeksu postępowania cywilnego (Dz.U. z 1964 r., nr 43, poz. 296, z późn. zm.) traktujący o oryginałach dokumentów i ich odpisach generuje uprawnienie strony przeciwnej do zapoznania się z oryginałem dokumentu w sytuacji, gdy strona powołuje się na dokument w piśmie oraz kiedy składa uwierzytelniony odpis, a okoliczności sprawy uzasadniają złożenie oryginału. Celem tego uprawnienia jest umożliwienie przeciwnikowi procesowemu strony przygotowania ewentualnej obrony.

Dorota Paśnik